Comment tirer parti de SharePOINT pour augmenter la participation des entreprises

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En utilisant correctement SharePoint, vous pouvez potentiellement gérer toutes les organisations à partir d’une seule plateforme. Nous avons créé ce guide complet qui couvre tout, des bases aux techniques d’optimisation avancées pour SharePoint. Si vous ne savez rien de SharePoint,  vous pouvez dans un premier temps cliquez ici et considérer ce guide comme une excellente source d’informations pour votre éducation SP.

 

Qu’est-ce que Sharepoint ?

 

Avant de discuter réellement des concepts et des fonctionnalités avancées de sharepoint, comprenons-en les bases. Ainsi, SharePoint est un logiciel de collaboration en ligne pour les entreprises. Il aide l’équipe à former des intranets SharePoint sur lesquels elle peut stocker toutes les données de l’entreprise et collaborer sur une seule plateforme.

SharePoint peut être intégré à d’autres applications Microsoft comme Office 365 et OneDrive for business tout en gérant toutes les données depuis la même plateforme. Vous pouvez stocker tous les fichiers dans n’importe quel format et ils peuvent être facilement partagés et accessibles par tout le monde dans votre entreprise.

Tout au sein de SharePoint est géré sur le cloud Microsoft permettant ainsi une collaboration facile avec d’autres outils Microsoft

Il est courant pour les gens et les premiers utilisateurs de considérer SharePoint comme un outil, ce qui est une grosse erreur. C’est bien plus qu’un outil et vous pouvez facilement nommer SharePoint comme une plateforme d’entreprise. Il existe des centaines de fonctionnalités et de capacités de ce logiciel et nous allons vous les présenter dans ce post.

 

Quelle est la différence entre OneDrive et SharePoint?

 

Si vous êtes nouveau dans SharePoint, vous pourriez confondre ses fonctionnalités avec OneDrive. Comprendre la différence avant d’étudier les fonctionnalités vous aidera à estimer les capacités et tout ce que vous pouvez accomplir avec le logiciel.

OneDrive est une plateforme de stockage de fichiers et de documents en ligne. Elle est utilisée par les entreprises pour stocker des informations et des fichiers importants en un seul endroit, auxquels on peut accéder selon des règles définies. C’est un outil efficace pour les entreprises qui envisagent des moyens sûrs et efficaces pour tout gérer en un seul endroit.

SharePoint, d’autre part, est une plateforme qui vous offre de nombreuses fonctionnalités pour gérer et traiter vos données en même temps que la gestion des opérations commerciales. Vous pouvez virtuellement gérer chacune des opérations commerciales de votre entreprise en utilisant le tableau de bord que vous obtenez avec SharePoint.

Certaines des principales fonctionnalités de SharePoint qui peuvent vous aider à vous distinguer sont :

• Un composant CMS dédié pour publier directement sur le site Web de l’entreprise et gérer toutes les sections et tous les fichiers de votre site Web ;
• Vous pouvez créer des apps avec les données internes de l’entreprise et vous l’application pour gérer et collaborer sur des tâches avec les membres de l’entreprise ;
• Des tableaux de bord, calendriers et flux de travail pour gérer les opérations commerciales ;
• Vous pouvez créer un site Web et des tableaux de bord distincts pour chaque membre de l’entreprise et utiliser les notifications et la répartition des tâches pour accomplir toutes les tâches qui auraient idéalement besoin d’un CRM.

 

Démarrer avec les bases : les sites SharePoint

Nous sommes sûrs que vous avez sans doute entendu parler des sites SharePoint à de nombreuses reprises. Les sites sont essentiellement la brique fondamentale de la grande plateforme. Il est extrêmement facile de créer des sites SharePoint sur l’intranet de l’entreprise. Vous pouvez même créer un site distinct pour chaque département ou pour l’entreprise dans son ensemble. Chaque employé de l’entreprise peut être invité à collaborer sur ces sites. Vous avez également la possibilité de créer des tableaux de bord distincts pour les membres en fonction de leurs départements et fonctions.

Les sites sont gérés par une seule plateforme d’administration et vous pouvez attribuer des autorisations et des accès à chaque site en fonction de la structure de votre entreprise. Imaginez centraliser tous les emails, fichiers et tâches de votre entreprise sur une seule plateforme ? Oui ! C’est exactement ce que SharePoint vous permet d’accomplir. 

 

Augmentation de l’efficacité avec SharePoint Search

Vous pouvez littéralement augmenter l’efficacité de votre Organisation de plusieurs plis en utilisant efficacement l’option de recherche et le balisage des métadonnées. Conventionnellement, les entreprises recherchaient des fichiers Word spécifiques, des présentations PowerPoint ou des fichiers multimédias dans des dossiers créés dans les ordinateurs.

La recherche d’un plan stratégique réalisé il y a deux ans pour le département des ventes peut prendre des lustres si vous commencez à filtrer les dossiers. Tout cela peut être accompli simplement en recherchant le mot-clé pertinent dans SharePoint.

Cette fonctionnalité est basique, mais diminue le temps perdu à rechercher dans les documents.

 

Listes, bibliothèques et colonnes de SharePoint 

Comprendre ces terminologies et sections de base dans SharePoint est essentiel pour utiliser efficacement la plateforme. Commençons par les bases et comprenons leurs fonctions. 

 

Listes SharePoint

Les listes dans SharePoint peuvent être apparentées aux onglets et aux colonnes dans Microsoft Excel. Chaque fois qu’un membre crée un type de contenu, il est enregistré dans une liste.

Le contenu peut être enregistré dans ces listes qui se composent de plusieurs rubriques avec un certain nombre de lignes sous chaque rubrique.

La différence et les fonctions essentielles des listes qui les distinguent sont :

• Contrairement à Excel et à d’autres logiciels, chaque membre ayant un accès peut modifier, ajouter ou mettre à jour les listes sans avoir à recommencer depuis le début ;
• Toutes les données peuvent être liées à Outlook et à d’autres logiciels pour augmenter les fonctions ;
• Vous pouvez organiser des tâches et fixer des objectifs sur la base de ces données.

Bibliothèques de documents SharePoint

Toutes les listes de votre service ou de votre équipe sont stockées dans une seule bibliothèque. Vous pouvez facilement créer des bibliothèques pour chaque département, équipe ou l’entreprise dans son ensemble.

Il est conseillé d’avoir une bibliothèque distincte pour chaque département de votre entreprise, car cela facilite la gestion et vous pouvez vous référer aux fichiers rapidement. 

 

Colonnes SharePoint

Les colonnes dans SharePoint peuvent être comprises en créant une analogie avec les balises utilisées dans les médias sociaux, les CMS, les CRM, les produits sur les sites Web et d’autres endroits connexes. Les colonnes sont un moyen efficace de classer vos données et vos fichiers, ce qui permet de les localiser plus facilement à un stade ultérieur. Cette fonctionnalité fonctionne avec les bibliothèques de documents et les listes.

Certaines des principales fonctions des colonnes sont :

• Ajouter des métadonnées en termes de description à vos données
• Faire des catégories de vos données à stocker dans des listes
• Organiser tout le contenu à des fins de recherche facile à un stade ultérieur

Il est conseillé aux entreprises de créer des terminologies et des raccourcis pour les fichiers réguliers et importants qui peuvent être utilisés comme des balises. Les balises peuvent être aussi simples que le mois de création de votre fichier ou l’objectif du fichier, par exemple, les prévisions de ventes, les budgets publicitaires, etc.

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