5 façons de rationaliser les processus RH pour gagner du temps et de l’argent 

 

 

Lorsque vous dirigez un département RH, vous devez répondre aux attentes des employés et des dirigeants, tout en vous assurant de satisfaire aux exigences de conformité en matière de recrutement et de gestion des employés. Même lorsque vous savez comment rationaliser les processus RH pour plus d’efficacité, vous pouvez toujours en faire plus. Ainsi, vous aurez plus de temps pour soutenir votre personnel et offrir une meilleure expérience aux employés. voir cet article peopledoc

 

 

Les avantages de la rationalisation des processus RH

En rationalisant les processus RH par l’automatisation, vous pouvez faire gagner du temps et de l’argent à votre organisation. Une étude de McKinsey a révélé que plus de la moitié (56 %) des activités RH traditionnelles peuvent être automatisées. L’étude cite également l’exemple d’une organisation qui a réalisé une réduction de 66 % du temps de traitement et qui a été en mesure de déplacer quatre employés à temps plein vers des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Lorsque vous rationalisez les processus RH, vous pouvez éviter les pièges des flux de travail manuels et inefficaces, tels que :

• Une capacité de reporting réduite
• Des rapports incohérents
• Des erreurs dans la paie et les prestations
• Des mésaventures de conformité

En utilisant des outils et des ressources conçus pour améliorer l’efficacité des processus RH, vous pouvez augmenter votre productivité et gérer votre personnel plus efficacement. Au lieu de vous lamenter sur les limites de votre technologie RH, vous pouvez en tirer parti pour vous aider à en faire plus. 

Les logiciels de gestion des effectifs offrent les avantages suivants :

• Moins de processus manuels (et souvent redondants)
• Moins de temps à faire des allers-retours entre des systèmes RH mal intégrés
• Facilité de stockage, d’accès et de création de rapports sur les données des employés
• Meilleure prise de décision basée sur les données

Comment rationaliser les processus RH

Dans l’environnement de travail actuel où tout va très vite, vous et vos employés pourriez devenir plus efficace. Prenez ces cinq mesures pour gagner du temps afin de rationaliser vos flux de travail RH :

 

1. Passez en revue les processus existants 

Lorsqu’on cherche des domaines possibles à améliorer, il peut être difficile de savoir par où commencer. En examinant chaque domaine du parcours du cycle de vie de l’employé, vous pouvez identifier de nouvelles opportunités d’automatisation et de création d’efficacités de processus. Passez en revue vos processus dans les domaines suivants :

• Recrutement et suivi des candidats
• Internat
• Paie et avantages
• Temps et présence
• Gestion des performances
• Formation
• Offboarding

Alors que vous cherchez des moyens d’améliorer l’efficacité des processus RH, de l’embauche à l’offboarding, vous n’avez pas besoin d’aborder chaque processus avec son propre système. Au lieu de gérer vos effectifs en silos, vous pouvez automatiser les processus RH à l’aide d’une solution de gestion du capital humain (HCM) tout-en-un.

 

2. Remplacer le papier par des outils basés sur le cloud

Les processus papier rendent plus difficiles la visualisation et l’analyse des données sur les effectifs en temps réel. Lorsque vous réduisez le papier et passez au cloud, vous disposez de plus d’informations sur le recrutement et les employés et pouvez prendre des décisions plus éclairées. Par exemple, au lieu de suivre les CV et les courriels des candidats sur papier, vous pouvez utiliser un système RH basé sur le cloud avec une fonction de suivi des candidats. Vous pouvez voir tous les candidats pour chaque poste, ainsi que les sources, les notes d’entretien et où se trouve chaque candidat dans le processus d’embauche.

 

3. Intégrer la paie aux services RH

Gérer votre paie séparément des autres activités de gestion des employés augmente les doubles saisies et les risques d’erreurs. Par exemple, lorsque vous ajoutez des employés ou que vous procédez à un ajustement salarial, vous devez effectuer ces changements dans vos systèmes de RH et de paie, ce qui peut entraîner une non-concordance des données sur les employés.

A l’inverse, lorsque vous intégrez la paie aux activités des RH, comme les heures et les présences, l’administration des avantages sociaux et les rapports sur les effectifs, vous avez plus de cohérence et moins de risques de recevoir un chèque de paie erroné. Au lieu de devoir constamment réconcilier les données de paie avec les informations d’autres systèmes, vous pouvez les intégrer avec une seule plateforme qui vous fera gagner du temps.

 

4. Ajoutez le libre-service des employés

Etre réactif aux demandes des employés est essentiel, mais au lieu qu’une personne de l’équipe RH passe son temps à répondre aux questions de routine ou à fournir des formulaires, vous pouvez accomplir tout cela avec le libre-service des employés. Il libère votre service RH afin que dernier puisse se concentrer sur d’autres tâches, tout en donnant aux employés l’accès aux informations dont ils ont besoin pour comprendre la rémunération, les avantages sociaux et les politiques RH. 

Le libre-service permet aux employés d’entrer des changements basiques, comme une nouvelle adresse ou des instructions de dépôt direct mises à jour. Il leur permet également d’accéder aux informations suivantes :

• Documents de paie, tels que les bulletins de salaire et les formulaires W-2
• Résumés des régimes d’avantages sociaux et détails de la couverture
• Suivi des heures et des présences, y compris les demandes et les cumuls

5. Suivez les mesures de la main-d’œuvre

Le suivi des mesures clés vous aide à identifier les domaines à améliorer. Voici quelques exemples de métriques de la main-d’œuvre qui peuvent révéler des inefficacités ou des opportunités de réduction des coûts : 

• Temps d’embauche
• Taux de rotation
• Dépenses de paie
• Coût des soins de santé par employé

En suivant ces métriques RH au fil du temps, vous serez en mesure d’identifier une gamme d’outils d’automatisation RH permettant de gagner du temps et de l’argent pour permettre à votre département RH d’en faire plus. 

L’exploitation de la technologie pour rationaliser les processus RH

Prendre des mesures pour rationaliser les processus RH vous aide à dépenser votre temps à bon escient. En réduisant les flux de travail manuels, en intégrant les processus RH de base et en offrant un libre-service aux employés, vous pouvez augmenter votre productivité et avoir plus de temps pour soutenir la main-d’œuvre. 

Augmenter votre efficacité ne nécessite pas d’ajouter toujours plus de systèmes RH. Lorsque vous utilisez une plateforme RH intégrée tout-en-un pour gérer votre main-d’œuvre, vous évitez les écueils liés au travail crées par plusieurs systèmes.